Versie:
LOFE vindt het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig en transparant worden verwerkt. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring geldt voor vof LOFE (hierna: “LOFE”), een organisatie die congressen en evenementen organiseert en daarbij ook voor opdrachtgevers kan werken.
Contactgegevens:
Afhankelijk van de situatie kan LOFE optreden als verwerkingsverantwoordelijke, als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met een opdrachtgever of als verwerker namens een opdrachtgever. Welke rol van toepassing is, hangt af van wie het doel en de middelen van de betreffende verwerking bepaalt.
Afhankelijk van de dienst, het congres of het contact met LOFE kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat nodig is voor één of meer van de volgende doeleinden:
De AVG staat verwerking alleen toe wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de concrete verwerking gebruiken wij één of meer van de volgende grondslagen:
Wanneer wij ons baseren op toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden voordat u de toestemming introk.
Voor congresregistraties maken wij gebruik van Easydus. In het betreffende registratieformulier wordt aangegeven wie de persoonsgegevens verwerkt en voor welk doel. De gegevens die u bij de registratie verstrekt, worden gebruikt om uw deelname te registreren, het congres praktisch te organiseren en u daarover te informeren.
Via Easydus kunnen onder meer naam-, contact-, organisatie-, functie-, workshop- en cateringgegevens worden verwerkt. Wij proberen daarbij niet meer gegevens te verzamelen dan nodig is voor het betreffende evenement.
Voor het verzorgen van eten en drinken tijdens congressen kunnen wij allergieën en dieetwensen uitvragen. Wij vragen hierbij geen medische dossiers of uitgebreide medische informatie.
Allergieën kunnen privacygevoelige gezondheidsinformatie bevatten. Daarom behandelen wij deze informatie extra zorgvuldig en gebruiken wij deze uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is om passende catering te verzorgen. Wanneer informatie met een cateraar of locatie wordt gedeeld, verstrekken wij waar mogelijk alleen de benodigde dieet- en allergie-informatie en koppelen wij deze niet aan de naam van een deelnemer wanneer dat voor de catering niet noodzakelijk is.
Bij sommige congressen stellen wij een deelnemerslijst beschikbaar via de congreswebapp. Deze lijst bevat uitsluitend voornaam, achternaam, functie en organisatie. De congreswebapp is beveiligd met een wachtwoord.
Het tonen van een deelnemer op deze lijst is onderdeel van de praktische congresorganisatie. Wanneer u niet op de deelnemerslijst wilt worden vermeld, kunt u dit op verzoek aangeven via privacy@lofe.info. Wij zullen uw verzoek zo snel mogelijk verwerken.
De congreswebapp wordt door LOFE in eigen beheer gebruikt. In de congreswebapp wordt voor dit doel uitsluitend de deelnemerslijst verwerkt.
Voor nieuwsbrieven en andere e-mailcommunicatie gebruiken wij Brevo. Voor praktische sms-berichten rondom congressen kunnen wij MessageBird gebruiken.
Voor nieuwsbrieven en andere vrijwillige marketingcommunicatie gebruiken wij een afzonderlijke opt-in. Deze keuze is niet vooraf aangevinkt. U kunt zich op ieder moment uitschrijven.
Praktische communicatie die noodzakelijk is voor uw deelname aan een congres, zoals belangrijke wijzigingen, informatie over het programma of praktische instructies, kan worden verstuurd op basis van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang.
Wanneer betalingen via onze dienstverlening worden verwerkt, kunnen wij gebruikmaken van Mollie. Mollie verwerkt betaalgegevens volgens haar eigen privacybeleid. LOFE ontvangt en bewaart alleen de gegevens die nodig zijn voor de administratieve afhandeling en onze eigen administratie.
Voor facturatie kunnen wij onder meer naam, organisatie, adresgegevens, e-mailadres en gegevens over de betreffende dienst of deelname verwerken.
Tijdens congressen kunnen foto’s en soms video’s worden gemaakt voor verslaglegging, communicatie en promotionele doeleinden. Deelnemers worden hierover bij de opening door de dagvoorzitter geïnformeerd.
Wilt u niet herkenbaar in beeld worden gebracht, dan kunt u dit vooraf of tijdens het evenement kenbaar maken. Bij gericht gebruik van herkenbare beelden voor promotionele doeleinden beoordelen wij per situatie of aanvullende toestemming nodig is.
Op dit moment gebruikt de LOFE-website geen cookies voor analytische of marketingdoeleinden. Voor de nieuwe website willen wij Google Analytics gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.
Wanneer Google Analytics wordt geïmplementeerd, passen wij onze cookie-instellingen en deze privacyverklaring waar nodig aan. Analytics wordt alleen ingezet op een wijze die voldoet aan de op dat moment geldende privacy- en cookieregels.
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, een wettelijke verplichting dit vereist, u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij daarvoor een andere geldige AVG-grondslag hebben.
Afhankelijk van het congres of de dienstverlening kunnen gegevens worden verwerkt door of gedeeld met:
Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.
LOFE organiseert regelmatig congressen en evenementen in opdracht van andere organisaties. In die situaties kan de verwerking van persoonsgegevens plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van LOFE, de opdrachtgever, of gezamenlijk.
Per project bepalen wij welke rol juridisch van toepassing is. Wanneer LOFE als verwerker namens een opdrachtgever optreedt, maken wij de daarvoor benodigde afspraken met de opdrachtgever, waaronder afspraken over het doel van de verwerking, beveiliging, vertrouwelijkheid, bewaartermijnen en het afhandelen van privacyverzoeken.
Wanneer LOFE en een opdrachtgever gezamenlijk het doel en de middelen van een verwerking bepalen, maken zij waar nodig afspraken over hun verantwoordelijkheden tegenover betrokkenen.
Onze dienstverleners kunnen gegevens verwerken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een dergelijke doorgifte plaatsvindt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een passende juridische grondslag en passende waarborgen worden gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit of passende standaardcontractbepalingen, voor zover van toepassing.
LOFE neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en ongewenste openbaarmaking.
LOFE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een ander gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.
Voor onze financiële administratie geldt een wettelijke bewaarplicht. De basisgegevens van de administratie moeten in het algemeen zeven jaar worden bewaard.
Voor congres- en contactgegevens beoordelen wij periodiek of de gegevens nog noodzakelijk zijn. Wanneer persoonsgegevens niet meer nodig zijn en er geen wettelijke bewaarplicht of andere geldige reden voor verdere bewaring bestaat, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.
U heeft onder de AVG, afhankelijk van de situatie, de volgende rechten:
Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact op via privacy@lofe.info. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren en te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.
Wij reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn op uw verzoek.
Bent u van mening dat LOFE niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat of bent u niet tevreden over de afhandeling van uw privacyverzoek? Neem dan eerst contact met ons op via privacy@lofe.info, zodat wij de situatie kunnen beoordelen.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
LOFE kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, de gebruikte systemen of de wettelijke regels wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website. Bovenaan de verklaring staat de datum van de laatste wijziging.
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
vof LOFE Theo van Doesburglaan 12 2343 LS Oegstgeest Nederland privacy@lofe.infomail@lofe.infowww.lofe.info
